Al planificar el orden del día de un encuentro o reunión, es fácil centrarse en lo que podríamos llamar "entregables". Hacemos una lista de todas las cosas de las que queremos hablar o que se hagan, las ordenamos y suponemos que hemos elaborado un orden del día suficientemente bueno.

Sin embargo, esto pasa por alto una verdad poco apreciada: cómo El desarrollo de la reunión y las sensaciones que transmita a los asistentes influirán profundamente en lo que puedan conseguir juntos.

Sin esa intención adicional, puede que termine su agenda en un tiempo récord y al levantar la vista se encuentre sin la energía colectiva que esperaba inspirar. O lo que es peor, puede encontrarse con un grupo de asistentes alienados y desconectados.

Las palabras de Tema Okun, de dRworks (Dismantling Racism Works), llamaron nuestra atención a este respecto. En un artículo sobre la cultura de la supremacía blanca, escribió:

Cuando existe un conflicto entre el contenido (el orden del día de la reunión) y el proceso (la necesidad de las personas de ser escuchadas o comprometidas), prevalecerá el proceso (por ejemplo, puede que se apruebe el orden del día, pero si no se ha prestado atención a la necesidad de las personas de ser escuchadas, las decisiones tomadas en la reunión se verán socavadas y/o desatendidas).

Todos hemos estado en esas reuniones: el orden del día domina, nadie escucha realmente ni tiene espacio para contribuir, y alguien dicta los términos y las tareas hasta que la reunión termina por fin. Aunque puede resultar eficaz, a menudo no es realmente constructivo ni fortalece al grupo. 

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Le proponemos una serie de herramientas de planificación del orden del día que le ayudarán a diseñar una reunión en la que la apertura, la transparencia y la equidad sean los elementos centrales.

Un orden del día bien diseñado puede sentar las bases de una reunión en la que se consigan los resultados necesarios y se cumpla el objetivo, igualmente importante, de fomentar una colaboración sana.

Al planificar una agenda, empezamos con una pregunta relativamente sencilla:

• ¿Qué necesitamos conseguir (hacer, aprender o decidir) durante esta reunión?

Como ya hemos dicho, si bien es cierto que es necesario esbozar estos entregables, no es suficiente. Ignorar el proceso puede llevarnos a situaciones en las que creamos haber cumplido nuestros entregables, pero el trabajo compartido del grupo no avance. 

Por lo tanto, también tienes que tener claro tu proceso: ¿tu forma de mantener el espacio propicia el resultado que esperas? Esto requiere que des un segundo paso y diseñes una reunión que esté preparada para suscitar la contribución de los demás, una reunión con un objetivo claro y una estructura que guíe tu facilitación (consulta nuestro post sobre facilitación participativa para obtener ideas sobre cómo hacerlo).

Priya Parker, que escribió El arte de reunirEl Presidente de la Comisión Europea, José Luis Rodríguez Zapatero, habla a menudo del potencial transformador de reunir a la gente para ofrecer una reunión que realmente haga honor a su propósito. En nuestro caso, al preparar el orden del día, queremos centrarnos en las cuestiones clave que impulsan el establecimiento del orden del día para asegurarnos de que estamos diseñando los mejores resultados para nuestras colaboraciones. 

A la hora de diseñar tanto el propósito de la reunión como el tipo de experiencia que se desea crear, recomendamos prestar atención a un conjunto diferente de preguntas que abordan esta idea de "proceso":

• ¿Qué sentirán, necesitarán y esperarán los miembros del grupo?
• ¿Qué podemos hacer en esta reunión para responder a dónde estamos ahora mismo y fortalecer nuestro grupo?

Creemos que las agendas pueden ser una herramienta para crear un mapa que permita tener claro el "contenido" y, al mismo tiempo, dar prioridad al "proceso" para llegar al destino deseado para la reunión. Al establecer el orden del día, pretendemos alcanzar nuestros objetivos logísticos y proporcionar un momento valioso de construcción de propósitos y acciones colectivas.