Hay un pensamiento de diseño concepto que hemos encontrado que es simple, pero poderoso. Una vez que lo conoces, lo ves en todas partes y te preguntas cómo no lo habías visto antes. El concepto tiene que ver con el propio proceso de diseño: el diseño es un proceso iterativo de ir de aquí a allá, que empieza en el punto A con mucha incertidumbre, pasa por un proceso de discernimiento de patrones y percepciones, y llega al punto B, la claridad. 

Fieles a las herramientas utilizadas por muchos pensadores del diseño, la mayoría de las veces la hemos visto expresada en imágenes. Aquí puedes ver una versión creada por nuestra colaboradora Lisa Brawley: 

• Desde el punto de partida A, la primera etapa es abrirse: ir a lo ancho, empujar los límites, invitar a ideas inesperadas.
• La etapa intermedia es el momento de explorar: combinar ideas, descubrir puntos de vista.  
• Para llegar a la claridad, el punto B, la última etapa es cerrar: organizar y elegir las mejores ideas y seguir adelante. 

Cuando has llegado al punto B con una sensación de logro y alineación, llega un momento de preguntarse "¿Y ahora qué?". Con suerte, la respuesta es pasar de la claridad a la acción con tus colaboradores en sincronía.

El propósito de este post es ofrecer una herramienta básica y participativa que los grupos puedan utilizar para planificar los próximos pasos de forma discreta y responsable. Es muy positivo que un grupo llegue a una visión común sobre lo que hay que hacer a continuación, pero la colaboración también depende de que la gente se responsabilice de las tareas y los plazos. Es necesario canalizar el entusiasmo y las ganas en resultados reales.

Cuando dividimos un proyecto en tareas y creamos un plan, pasamos de la visión a la manifestación de nuestras ideas. Hay impulso, aprendizaje y progreso tangible cuando las tareas se distribuyen equitativamente y con transparencia.

A Susan le gusta decir: "La responsabilidad es una forma de apoyo". 

"La responsabilidad es una forma de apoyo".

Rendir cuentas de los compromisos es estimulante cuando existe un entendimiento común de que estamos operando desde la confianza y la ayuda, en lugar de la presión y la culpa. Si un miembro de un grupo de trabajo se compromete a llevar a cabo una acción, resulta motivador saber que está avanzando y que cuenta con apoyo para completar la tarea. 

Aspiramos a una cultura y una práctica en torno a la rendición de cuentas que implique comprometerse con una tarea, confiar en que los demás se esforzarán al máximo y mantenerse conectado y solidario. Lo ideal es que nos responsabilicemos y nos responsabilicemos mutuamente en un contexto de respeto mutuo y transparencia a la hora de gestionar nuestro trabajo común. Creemos que éste es uno de los rasgos distintivos de una colaboración sana. De ahí lo de "responsabilidad como apoyo".

Cuando interviene la realidad

Si operamos en una cultura de empatía y pragmatismo, podemos reconocer que la realidad de manifestar una visión a menudo tiene obstáculos y fricciones imprevistas, y podemos prepararnos para esa realidad. Nuestros planes bien trazados tendrán que implicar un cierto baile entre ceñirnos a las tareas que acordamos, ser transparentes sobre lo que implica completarlas y estar abiertos a lo inesperado. 

En los enfoques convencionales de la gestión de un proyecto de grupo, en los que las tareas son asignadas por un líder y se imponen plazos, podemos sentir que estamos solos para soportar la carga de completar tareas difíciles. O puede que la cultura nos diga que debemos avergonzarnos por no cumplir un plazo o sortear obstáculos. Esto puede ser desmotivador y desmoralizador, y llevar a la gente a retirar su esfuerzo incluso si estaban comprometidos con la visión original. 

Proponemos una versión de la gestión de tareas basada en la responsabilidad compartida. Mediante un sistema sencillo, basado en la transparencia, podemos apoyarnos mutuamente para mantenernos motivados y seguir aportando nuestro tiempo, esfuerzo y talento a largo plazo. 

Beneficios para la claridad y la responsabilidad 

Hay una gran ventaja en ser claro sobre los detalles de las tareas dentro de un marco como la herramienta W3 que compartimos a continuación: una forma de hacer un seguimiento de "quién hará qué y cuándo". Asignar la responsabilidad de las tareas no es un ejercicio de gestión de proyectos de Gran Hermano, sino más bien un foro de apoyo para ver qué está estancado, qué es difícil y en qué puede necesitar ayuda alguien. También brinda la oportunidad de ver y celebrar colectivamente los progresos. 

Una lista de tareas clara proporciona una visión compartida de lo que está en marcha y de cómo se entrecruzan las tareas. Garantiza que el trabajo se distribuya equitativamente, que cada miembro del grupo pueda elaborar y consentir sus tareas, y que se pueda ofrecer ayuda cuando una tarea se esté retrasando. El objetivo de la rendición de cuentas a lo largo del tiempo es generar confianza y fe en la capacidad de un grupo para trabajar juntos.

Poner el W3 a trabajar

Algo que nos hemos encontrado es que a veces no miramos el W3 entre reunión y reunión. Esto disminuye la utilidad de la herramienta, que se convierte en un recordatorio de las tareas pendientes en lugar de aprovechar todo su potencial para impulsar el trabajo. Hemos aprendido que el W3 debe ir acompañado del compromiso de que las tareas se registren en los sistemas de seguimiento individuales de cada miembro del grupo. Dados los diferentes estilos de trabajo, esto puede variar enormemente. A algunos les encanta el software de gestión de proyectos y piensan de forma natural en términos de tareas y plazos, mientras que otros lo guardan todo en un cuaderno o en post-its en su escritorio. Algunos son más propensos a reaccionar y trabajar en el momento, por lo que pueden necesitar el apoyo de recordatorios o reuniones de control para hacer avanzar las cosas. 

Con el tiempo, puede convertirse en una fuente de tensiones si los diferentes estilos personales de responsabilidad dan lugar a tareas olvidadas o trabajo sin hacer. Esto nunca es fácil de manejar, pero recomendamos abordarlo de frente y normalizarlo como un problema humano común. A todos nos ha pasado. Como administradores de grupos de trabajo compuestos a menudo por voluntarios, queremos crear un contexto de empatía con la realidad de todo lo que la gente tiene que hacer malabarismos en sus vidas. Al mismo tiempo, queremos proporcionar un espacio de responsabilidad solidaria que permita a todos sentir que su trabajo importa y que están contribuyendo de manera significativa al esfuerzo. 

El objetivo es crear un entorno de autorresponsabilidad. Dependiendo de las circunstancias y los estilos de trabajo, las personas pueden tener diferentes necesidades para conseguirlo. Puedes decidir implantar un sistema de compañeros o recordatorios. O dedicar unos minutos al final de la reunión a revisar el W3 y dar tiempo a los asistentes para que añadan sus tareas a un sistema de gestión de tareas elegido. Dependiendo de la complejidad del trabajo en grupo y de los conocimientos digitales de sus miembros, es posible que desee utilizar una herramienta de gestión de tareas en línea como Trello.

La solución ideal es que la gente vuelva a consultar el W3 con la suficiente frecuencia como para que despierte la motivación para completar sus tareas.

Como muchas herramientas, la gestión de tareas requiere cierto compromiso y disciplina para ser útil en lugar de superflua o, peor aún, una fuente de irritación y ansiedad. La herramienta W3 que compartimos aquí es fácil de usar y puede utilizarse eficazmente en una amplia variedad de contextos. Permitir que los grupos vean su progreso e identifiquen los obstáculos para completar las tareas puede ayudar a que todos se sientan motivados y concentrados. No dude en adaptar el W3 a sus propias necesidades a medida que su grupo evoluciona.