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Reflexión, informe y retroalimentación

Por Susan Grove y Hélène Lesterlin
Resumen

Dedicar tiempo a reflexionar es fundamental para aprender unos de otros, reforzar las estrategias que sustentan nuestras acciones y ajustar nuestros esfuerzos.

Empezamos con nuestra teoría de cómo se produce el cambio. Luego actuamos basándonos en nuestra teoría. A continuación, damos un paso atrás y reflexionamos sobre cómo ha ido la acción, lo que reconfigura nuestra teoría. Básicamente, praxis significa "aprendizaje". Puede parecer sencillo, pero pocos activistas realmente do eso. 

La praxis exige que seamos estudiantes de nuestra propia experiencia y contexto. No se trata sólo de ser inteligentes y reflexionar. Se trata también de construir comportamientos específicos y normas de grupo que promuevan hábitos de estrategia, interrogatorio y revisión. Se trata del estilo de reunión, la estructura organizativa y la dinámica de liderazgo de tu grupo...

Los organizadores deben tener el ciclo de la praxis dando vueltas en la cabeza todo el tiempo. Siempre estamos aprendiendo de lo que ocurre a nuestro alrededor. Sin embargo, el objetivo de crear una cultura de praxis en el grupo es que todo el grupo pueda aprender, no sólo un par de organizadores. Cuando desarrollas tu teoría (tu plan y tus objetivos) con tu grupo, y luego tienes un verdadero debriefing, las lecciones están disponibles para todos.

En La praxis hace la perfección, Joshua Kahn Russell

Praxis: dar un paso atrás, aprender, informar.

La reflexión une la teoría y la práctica. Es clave para nuestra capacidad de aprender juntos. Nos permite reforzar la teoría en la que se basan nuestras próximas acciones. 

Cuando nos planteamos regularmente preguntas después de actuar, creamos una cultura interna de aprendizaje. En esencia, la reflexión implica dedicar tiempo a pedirnos a nosotros mismos y a los demás que respondan a preguntas diseñadas para extraer ideas. Esto significa dejar espacio para la reflexión en silencio y proporcionar herramientas para compartirla. 

Como organizadores o administradores de un grupo, somos responsables del diseño y la facilitación de la acción/práctica del grupo, pero en virtud de nuestra estrecha implicación, nuestra propia perspectiva sobre la eficacia de nuestro trabajo es limitada. Por eso es importante no sólo reflexionar internamente, entre los organizadores, sino también solicitar la opinión de otras personas, como participantes u observadores, para recabar sus comentarios. Aportar múltiples perspectivas nos da claridad y genera confianza.

La fase de reflexión sobre los resultados y la retroalimentación es el último paso de nuestro ciclo de colaboración. Al hacer una pausa para escuchar lo que necesitamos ajustar, o al tomarnos un momento para celebrar juntos los éxitos, alimentamos y sostenemos a nuestro grupo. Obtenemos información que luego nos sirve para ajustar el diseño de nuestros esfuerzos de cara al futuro, de vuelta a la acción y a la práctica. 

Elección del método de recogida de aportaciones

Así pues, sabemos que la reflexión es el camino a seguir, pero how ¿nos hacemos reflexionar a nosotros mismos y a los demás? La buena noticia es que existen muchas herramientas para solicitar comentarios sinceros, útiles y clarificadores. A continuación compartimos algunas de nuestras favoritas. En primer lugar, queremos dar un poco de contexto sobre cómo navegar por todo esto y decidir cuándo y cómo recopilar información. 

Al confeccionar nuestra lista de sugerencias y debatir los enfoques, nos dimos cuenta de que tendemos a reservar tiempo para recoger opiniones durante las reuniones o talleresen lugar de enviar una encuesta a posteriori. Creemos que las encuestas en línea son demasiado fáciles de olvidar o ignorar, y preferimos renunciar a unos minutos de la actividad en cuestión para obtener reflexiones frescas y en el momento. 

También descubrimos que, por lo general, optábamos por un enfoque que combinara diferentes formas en las que las personas, incluidos nosotros mismos, pudiéramos compartir pensamientos y reflexiones abiertos ("¿Qué es lo que más te ha gustado?"), con una retroalimentación definida que pudiéramos seguir a lo largo del tiempo ("En una escala del 1 al 5, ¿cómo de preparado estás para dar el siguiente paso, siendo 5 el más preparado?"). Compartimos más información sobre esta distinción a continuación.

Un plan de reflexión bien pensado puede acabar siendo una combinación de métodos para recabar opiniones y estructurar una sesión informativa, al tiempo que se mantienen las ideas claras de lo que queremos aprender. Los resultados que obtengamos guiarán nuestras decisiones y cambios a lo largo del tiempo.

Mientras explora los recursos que figuran a continuación y empieza a crear su plan para recabar opiniones, nos gustaría sugerirle que tenga en cuenta una cosa: sólo formule preguntas que tenga intención de leer y utilizar. Por supuesto, tómese su tiempo para recopilar ideas, pero luego discierna entre necesario frente a agradable de conocer preguntas para su caso concreto. Siempre puedes añadir más preguntas o indicaciones en la siguiente ronda, si crees que lo necesitas. 

Si les das la oportunidad, los miembros de tu grupo estarán encantados de darte su opinión, y todos aprenderéis mucho de ello. A medida que experimentes con distintos enfoques, desarrollarás tus propios favoritos. Nos encantaría que nos lo contaras.

Formas de preparar el espacio para la reflexión

Basándonos en nuestra propia experiencia impartiendo talleres, dirigiendo cohortes y facilitando grupos, en persona o en línea, descubrimos que ser muy transparentes sobre cómo y dónde la gente puede compartir sus reflexiones es la mejor manera de animar a la gente a hacerlo. Establecer expectativas y reservar literalmente un espacio en la sala para la reflexión significa que todo el mundo sabe cómo contribuir y compartir sus pensamientos. Dependiendo de si se trata de una reunión en persona o de una experiencia en línea, he aquí algunos consejos para reservar ese espacio:

Para reuniones presencialesNos gusta encontrar una buena pared y colocar grandes trozos de papel con cabeceras claras; después repartimos post-its y bolígrafos, y pedimos a los participantes que escriban una idea en cada post-it y la coloquen donde corresponda. Utilizamos "más / delta" o "me llamó la atención, me gustó, me gustaría" como estructuras (las descripciones de estos enfoques se encuentran en la Herramienta a continuación). En el caso de un grupo más grande o de una reunión más larga, puede ser útil colocar y consultar estos gráficos al principio de la sesión e invitar a los participantes a que envíen sus comentarios o ideas cuando les apetezca. Asegúrate de que haya post-its y bolígrafos cerca y vuelve a hacer referencia a los gráficos durante la clausura, para invitar a las personas que aún no hayan añadido sus comentarios a que se tomen un minuto para hacerlo.

Para reuniones en líneaa menudo utilizamos un Jamboard o un formulario de Google. Un Jamboard es una buena herramienta para solicitar comentarios utilizando post-its virtuales, y se puede configurar de forma similar a las versiones en persona, con encabezados ya colocados. Tendrás que prever unos minutos en el orden del día para explicar el uso del Jamboard a quienes no estén familiarizados con esa tecnología. Lo divertido de esta herramienta es que es comunitaria: todo el mundo ve las respuestas a medida que se publican. 

Si utiliza un formulario: Solemos diseñar los formularios de Google para que contengan una mezcla de preguntas abiertas y de respuesta definida, normalmente entre 5 y 8 preguntas en total. En el orden del día reservamos un tiempo para que los participantes puedan empezar a rellenar el formulario durante la reunión. A continuación, enviamos un enlace al formulario poco después de la reunión para aquellos que necesiten más tiempo para terminarlo. Una vez más, según nuestra experiencia, la mayoría de las respuestas proceden de quienes la empiezan o la completan durante la reunión, mientras que enviarla sólo genera unas pocas respuestas.

Diseño de formularios de opinión

Existe toda una industria en torno a la creación de preguntas para formularios de opinión. No vamos a entrar en detalles, pero sí queremos explicar la diferencia entre hacer preguntas abiertas y preguntas de respuesta definida (o cerradas). A nosotros nos gusta utilizar una mezcla de ambas, ya que obtienen distintos tipos de información.

Preguntas abiertas permiten a la gente elaborar y compartir su propia experiencia, utilizando sus propias palabras. Esto puede dar lugar a comentarios muy enriquecedores, y a menudo puede servir como una gran fuente de testimonios. Sin embargo, es difícil comparar este tipo de respuestas con mucho texto entre los participantes; si bien es cierto que se pueden ver tendencias después de leer un montón de ellas, a menudo es valioso dar también a la gente preguntas de respuesta definida para que hagan una foto de grupo. 

Preguntas de respuesta definida ofrecen una serie de respuestas entre las que elegir, lo que limita las respuestas a unas pocas opciones y, por tanto, permite agrupar las respuestas de la gente. Por ejemplo, si formula una pregunta con sólo las opciones Sí/No/Tal vez, podrá ver rápidamente cómo se divide el grupo en torno a una determinada cuestión. También puedes hacer un seguimiento de estas respuestas a lo largo del tiempo, lo que te permite ver progresos o retrocesos; puedes ver si el porcentaje del conjunto, es decir, el número de personas del grupo que responden de una manera, aumenta o disminuye, siempre que hagas la misma pregunta cada vez.

Los comentarios en post-it, como "me gustó, me llamó la atención, deseaba", recogidos en persona o en línea tienden a ser anónimos. En cambio, para los formularios de opinión, optamos por pedir nombres. De este modo, si alguien tiene una experiencia negativa, podemos hacer un seguimiento para saber más sobre ella. Si alguien tiene una experiencia positiva, podemos celebrarlo con él y pedirle permiso para utilizar su nombre y sus comentarios como testimonio. Utilizamos descripciones claras en el formulario para distinguir entre una pregunta de tipo testimonial que podríamos compartir públicamente y con permiso, y las preguntas que son para nuestro aprendizaje interno. Hemos visto que algunas personas se dan cuenta de que sus comentarios pueden ser compartidos, ¡y responden con hermosos textos!


Para terminar, merece la pena dedicar tiempo a diseñar las preguntas o los temas con resultados claros en mente. ¿Qué quieres saber o aprender para mejorar el funcionamiento del grupo o tu propia facilitación? Puede que descubras lo que funciona bien y recibas la confirmación de que has logrado lo que te habías propuesto. Deja espacio para escuchar o aprender algo sorprendente. Diseña lo que estás dispuesto a escuchar, actuar o reflexionar, y deja abierta la posibilidad de que surjan nuevas percepciones.

A medida que experimente el proceso de solicitar y revisar las opiniones y ofrezca formas estructuradas para que el grupo las analice periódicamente, perfeccionará lo que quiere saber y esto, a su vez, influirá en la siguiente ronda de diseño de las opiniones. Su enfoque cambiará, al igual que el trabajo del grupo evolucionará gracias a la información que recoja en cada ciclo.

HERRAMIENTA - TÁCTICAS PARA LA RETROALIMENTACIÓN

Plus / delta (+/Δ) es una herramienta muy sencilla pero significativa que puede utilizarse con fines de debriefing interno o para solicitar la opinión de participantes externos. La invitación es a reflexionar y compartir sobre algo que les haya gustado (+) y algo que cambiarían (Δ). En persona, a los participantes se les dan dos post-its para que escriban un "más" (+) y un "delta" (Δ), que se colocarán de forma anónima en un papel grande o en un rotafolio. El rotafolio tiene una cabecera con (+) a la izquierda y (Δ) a la derecha y una línea vertical en el centro para separar ambos.


Me di cuenta, me gustó, deseé: Una sesión informativa interna coherente puede crear y reforzar una cultura de reflexión colectiva, aprendizaje y ajuste de las acciones mediante el uso de las siguientes indicaciones Me di cuenta, me gustó, deseé. En GWI, utilizamos mucho esta herramienta internamente para aprender de nuestras ofertas poco después de que se produzcan. Puede utilizarse en el momento con los participantes, al final de una actividad, taller o reunión. La práctica consiste en crear un espacio para una conversación ligeramente estructurada que utilice la Me di cuenta, me gustó, deseé preguntas. Puede utilizarlas tal cual, para recoger comentarios generales, o también puede dividirlas en categorías, como se muestra en este ejemplo de stewards informando sobre un taller:

CategoríasMe gustóMe di cuentaDeseaba
Comunicaciones
Logística
Programación

Niveles de preguntas: Hemos incluido la herramienta "Niveles de preguntas", muy versátil, en El diseño de la facilitación es un acto de imaginación. Tanto si se utiliza esta herramienta para generar información externa como para obtener información interna, recomendamos utilizar los niveles de preguntas para diseñar un debate, seleccionando, planteando y debatiendo una o más preguntas en cada nivel y avanzando un nivel cada vez. En GWI hemos utilizado un diagrama de los niveles de preguntas. aquí.


Consejos para formular preguntas / Equilibrio entre preguntas abiertas y de respuesta definida
  • Pedir un testimonio abierto: 
    • "¿En qué te ha ayudado? Puede ser algo que hayas aprendido, una visión que hayas obtenido, una conexión que hayas hecho o un siguiente paso que hayas identificado."
    • A esto le suele seguir una pregunta de permiso cerrada del tipo: "¿Está dispuesto a que su nombre se asocie a sus comentarios anteriores?" con las opciones de respuesta de Sí / No / No he escrito nada / Otro.
  • Cómo formulamos las preguntas plus / delta:
    • Podemos plantearlas como dos preguntas abiertas separadas, o combinarlas en una sola:  "¿Hay algo más que le gustaría que supiéramos sobre su experiencia, quizá algo que le haya gustado, que cambiaría, o algo más que tenga en mente?".
  • Las preguntas de respuesta definida, diseñadas para reflejar el objetivo de la reunión, pueden ayudar a comprender las experiencias de los asistentes.
    • "¿Obtuvo lo que esperaba de esta experiencia?". Si formula esta pregunta como respuesta definida, podrá evaluar los progresos que está realizando el grupo en su conjunto.
    • Yuede utilizar una escala del 1 al 5, pidiendo a los participantes que clasifiquen cuánto ha cambiado algo para ellos después de participar en el encuentro, por ejemplo:"En comparación con antes del taller, ¿cuánto ha aumentado tu comprensión del marco de Transición Justa?". con una escala de 1-5
    • "¿Pudo identificar el siguiente paso que piensa dar?" con Sí / No / Otros como opciones. 
  • Tras las preguntas de respuesta definida, se abren oportunidades para compartir más información:
    • Inmediatamente después de una pregunta de respuesta definida rápida y fácil de contestar, solemos incluir un espacio abierto para comentarios en el que la gente puede compartir más o explicar su respuesta definida.
  • Una buena pregunta abierta:
    • A menudo aprendemos mucho cuando preguntamos "¿Cuál es la pregunta con la que te vas?"

Recursos recomendados

Planificación del Ecociclo es una herramienta de Estructuras Liberadoras que ayuda a los grupos a ver dónde encajan sus actividades en un contexto más amplio con los demás y a discernir las oportunidades de crecimiento, eficacia, destrucción creativa y renovación.

Hermosos problemas es una red internacional de artistas-activistas-formadores que ayudan a los movimientos de base a ser más creativos y eficaces. Ofrecen herramientas y estrategias de facilitación.

Diseño público para la equidadsobre lo que significa hacer una "pausa de equidad" para asegurarnos de que cultivamos la concienciación planteando preguntas desde la perspectiva de la justicia social.

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Colaboradores

A Susan (ella/él) le entusiasman las oportunidades de aprender y facilitar el aprendizaje; de diseñar reuniones participativas y organizar la información; de aprovechar el poder de la colaboración eficaz y el potencial generativo del conflicto; de conectar por encima de las diferencias y contribuir a un futuro más equitativo en el Valle de Mahicantuck.

Hélène se inspira en lo que puede ocurrir cuando la creatividad, la colaboración y la claridad se unen. Trabaja para iluminar narrativas que cambien nuestra perspectiva y comprensión, y ayuda a personas y proyectos alineados con la Transición Justa a pasar a la acción.

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